Workflow Management und Prozessmanagement
Workflow Management ist in den letzten Jahren zu einem geläufigen Buzzword geworden. Oftmals ist jedoch nicht ganz klar, welche Bedeutung Workflow Management hat. Einfach formuliert, geht es um das Verwalten von Arbeitsabläufen.
Das Workflow Management ist ein Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements (GPM) – auch als Business Process Management (BPM) bekannt – also dem Verwalten von Geschäftsprozessen.
Während sich Workflow Management primär auf die effektiven Arbeitsabläufe, deren zeitliche Abfolge und den reibungslosen Fluss fokussiert, liegt der Fokus beim BPM auf der gesamten Prozesslandschaft eines Unternehmens. Dabei geht es darum, wie einzelne Workflows zusammenhängen, miteinander interagieren und wie sich die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit gestaltet.
Wie aufgeführt, geht es beim Workflow Management darum, «alles im Fluss» zu halten.
Stellen Sie sich vor, wie Sie als Kind in einem Bach den Wasserlauf an einem Ort gehemmt oder gestaut und an einer anderen Stelle freigeräumt haben. Das ist Workflow Management.
Wie haben Sie erkannt, wo Sie den Wasserlauf stauen oder befreien wollten?
Bestimmt haben Sie sich den Bach angesehen und sich eingeprägt, wie er aussieht, wo und wie stark und frei er fliesst. Danach haben Sie sich eine Vorstellung darüber gemacht, wie der Flusslauf idealerweise aussehen könnte und davon einen Plan entworfen. Etappenweise haben Sie begonnen, an unterschiedlichen Stellen das Wasser zu steuern. Schritt für Schritt, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden waren.
Wie Sie anhand des Beispiels mit dem Bach gesehen haben, ist es auch bei den Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen zuallererst wichtig, dass Sie sich ein Bild von der aktuellen Situation machen. Wie und wo fliessen Arbeitsabläufe durch? Wo fliesst es reibungslos und schnell? Wo gilt es Hindernisse zu überwinden? Welche Verbindungen sind wichtig oder optional, um ans Ziel zu gelangen?
Dieses Bild verhilft Ihnen und Ihren Mitarbeitenden zu einem tieferen Verständnis von Ihrem Unternehmen als Ökosystem.
Nach dieser Analyse beginnen Sie nun, den Soll-Zustand zu skizzieren. Wie sollten Ihre Arbeitsabläufe aussehen, damit Sie effizient, reibungslos und schnell funktionieren können? Machen Sie sich Gedanken dazu, welche Vorgänge Sie verändern können, um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu steigern, damit mehr Energie und Zeit für Ihre Kernaufgaben bleibt.
Binden Sie Ihre Mitarbeitenden und Kunden durch einen offenen Dialog mit ein – schaffen Sie Vertrauen. Lassen Sie Ihre Teams Ideen und Verbesserungsvorschläge anbringen, mit dem Ziel, eine gemeinsame Vision, ein Wunschbild zu erreichen. Lassen Sie alle wissen – so bildhaft wie möglich – wie dieser Idealzustand aussieht. Je detaillierter und besser akzeptiert die gemeinsame Vision ist, desto grösser die Motivation diese auch zu verwirklichen.
Wenn wir nur träumen, bewegt sich nichts. In der Realität sind die Ressourcen meist begrenzt. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten zu setzen.
Mit den Visualisierungen von Ist- und Soll-Zustand zeigt sich schnell, wo und wie im Unternehmen Prozesse optimiert werden können oder müssen. Es ergeben sich aufschlussreiche Einsichten in Bezug auf die Knoten mit der grössten Auswirkung auf den gesamten Arbeitsfluss und wo Sie mit wenigen Eingriffen zügig eine Verbesserung erreichen können.
Aus Erfahrung bewährt es sich, sich auf wenige grosse Verbesserungen zu konzentrieren und dafür Termine sowie Verantwortlichkeiten klar festzulegen. Parallel dazu lassen sich Quick-Wins erzielen, indem alle Beteiligten sich kleine Zeiteinheiten aus ihrem Arbeitsalltag reservieren und gezielt daran arbeiten, «ein kleines Stück des Bachs freizubekommen». So werden nicht all zu viele Ressourcen auf einmal blockiert und Erfolgserlebnisse sind schneller zu verzeichnen.
Jetzt kommt es auf Ihren Einsatz in Ihrem Unternehmen an. Die gemeinsame Vision und die ersten Erfolgserlebnisse aus kleinen Verbesserungen spornen Ihre Teams an, sich aktiv zu beteiligen. Durch die erlebte Selbstwirksamkeit werden Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen motiviert, sich mehr einzubringen und werden selbst noch mehr Vorschläge zur laufenden Verbesserung bringen. Dranbleiben lohnt sich!
Wer hilft mir?
Sie möchten wissen, mit welchen Werkzeugen Sie die Dokumentation und Visualisierung Ihrer Prozesse massiv vereinfachen können? Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihr Idealbild mit mehr Verständlichkeit und Transparenz anreichern? Und wie Sie Ihre gesamte Prozesslandschaft so optimieren und sogar teilweise automatisieren?
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Kevin Lang
Head of BPM