7 Schritte zu einer erfolgreichen Prozess­automatisierung

1. Prozesse identifizieren

Identifizieren Sie Prozesse, die für eine Automatisierung infrage kommen. Analysieren Sie, welche Prozesse manuell durchgeführt und welche Teile davon automatisiert werden können. Meist eignen sich einfache und sich oft wiederholende Prozesse für eine Automatisierung. Deshalb raten wir dazu, mit den einfachen zu beginnen und sich schrittweise an die komplexeren, überwiegend selten auszuführenden Prozesse zu wagen. Somit profitieren Sie unmittelbar von den Vorteilen der Prozessautomation.

2. Ziele definieren

Legen Sie klar fest, welche Ziele mit der Prozessautomatisierung erreicht werden sollen. Etwa eine verbesserte Genauigkeit, verkürzte Bearbeitungszeiten oder eine Fehlerreduzierung, auf die Sie hinarbeiten möchten. Für den unmittelbaren Vorher-Nachher-Vergleich empfehlen wir Ihnen, die Ist-Situation festzuhalten. Damit können Sie nach der vollzogenen Automation feststellen, wie hoch der Grad der Qualitäts-Verbesserung effektiv ist.

3. Auswahl der Tools

Treffen Sie eine geeignete Tool-Auswahl. Es stehen Ihnen verschiedene Tools und Plattformen zur Verfügung, von einfachen Aufgabenautomatisierungstools hin zu komplexeren Lösungen für die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse. 

Beachten Sie folgende Punkte bei der Tool-Auswahl:

• Wie einfach oder komplex sind Ihre Prozesse?
• Wie oft werden Ihre Prozesse ausgeführt?
• Wie viele Benutzerinteraktionen verzeichnen Sie?
• Können Um-Systeme in die identifizierten Prozesse integriert werden?
• Welche Möglichkeiten stehen Ihnen für die Integration von anderen Systemen zur Verfügung?

4. Plan festlegen

Entwickeln Sie einen Plan zur Implementierung Ihrer Prozessautomatisierung. Legen Sie fest, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, welche Ressourcen benötigt werden und wie Sie den Fortschritt messen wollen. 

5. Implementation und Testing

Implementieren Sie die automatisierten Prozesse schrittweise, beginnend mit oft verwendeten und weniger kritischen Prozessen. Verschaffen Sie sich damit mehr Akzeptanz und Verständnis in Bezug auf Ihre wichtigsten Stakeholder. Teilen Sie lehrreiche Erfahrungen und heben Sie die Vorteile der Automatisierung hervor.

Vergessen Sie nicht, die umgesetzten Automationen zu testen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.

6. Wissenstransfer

Bilden Sie Ihre Mitarbeitenden in der Anwendung der neu automatisierten Prozesse aus und informieren Sie alle über den Projektstatus und die erzielten Erfolge. Zeigen Sie auf, wie sich die Arbeit damit produktiver gestalten lässt und wie unnötige manuelle Arbeitsschritte eliminiert werden können.

Reduzieren Sie die Angst vor Veränderungen und bestimmen Sie, wer für die Schulung der Mitarbeitenden zuständig ist und wie diese durchgeführt werden soll.

7. Regelmässige Kontrollen

Führen Sie regelmässige Kontrollen der automatisierten Prozesse durch, um sicherzustellen, dass sie im Betrieb erwartungsgemäss funktionieren. Messen Sie den Fortschritt anhand der festgelegten Ziele und passen Sie die Prozesse bei Bedarf an, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Durch regelmässige Kontrollen der Prozesse können sie laufend optimiert werden. So kann auch schnell auf Veränderungen im Markt reagiert werden, um immer am Puls der Zeit zu sein.