Rollenbasiertes Berechtigungssystem
Digital Asset Management (DAM) Systeme bieten eine effektive Möglichkeit zur Speicherung, Verwaltung und Verteilung digitaler Inhalte. So können Bilder, Videos und Dokumente schnell und einfach auffindbar gemacht werden. Zudem ermöglichen sie eine gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit zwischen internen und externen Anspruchsgruppen. Die Bereitstellung eines zweckorientierten Werkzeugkastens für jede Rolle ermöglicht es, Prozesse zu optimieren und den Wert der Inhalte zu steigern, während die Einhaltung der nötigen Beschränkungen sichergestellt wird.
Die Vergabe von Zugriffsrechten ist dabei von zentraler Bedeutung. Vorrangig geht es darum, zu steuern, wer welche Aktionen mit welchen digitalen Assets vornehmen darf – ansehen, anreichern, verwalten oder erwerben. Dies ist besonders wichtig, weil Unternehmen heutzutage über eine hohe Anzahl an digitalen Assets verfügen, die von unterschiedlichen Anspruchsgruppen genutzt werden.
Will man die Vergabe von Zugriffsrechten auf digitale Assets vereinfachen, empfiehlt es sich, eine Auslegeordnung aller internen und externen Interessengruppen vorzunehmen. Dabei hilft es, sowohl die Bedürfnisse als auch die jeweiligen Aufgaben und Kompetenzen zu erfassen. So lässt sich in nützlicher Frist eine sinnvolle Struktur der verschiedenen Rollen erarbeiten, die sich gut weiter pflegen lässt.
Der rollenbasierte Zugriff auf digitale Assets ist ein wesentlicher Faktor für die Produktivität. Durch die Definition klarer Rollen und damit verbundener Berechtigungen können Inhalte schneller und effizienter erstellt, verwaltet und sicher abgerufen werden. Gleichzeitig werden die Prozesse im Content-Workflow schlanker und übersichtlicher.
Das Herzstück einer effektiven Berechtigung ist der Ansatz, Menschen nur die Ressourcen und Funktionen zur Verfügung zu stellen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben auch wirklich benötigen.
Sowohl Mitarbeitende als auch externe Auftragnehmer werden deshalb aufgrund ihrer Aufgaben und dazugehörigen Kompetenzen in Benutzergruppen zusammengefasst. Zusätzlich zugewiesene Rollen bestimmen, welche Rechte zur Bearbeitung der Assets mitgegeben werden. Mitarbeitende können der Benutzergruppe Marketing angehören und erhalten in der Gruppe Marketing unter anderem die Rolle des «Asset-Managers», der die Assets, lesen, editieren und löschen kann. Mit der Rolle «Content-Creator» in der Gruppe Marketing wäre man beispielsweise nur zum Upload und Lesen der Assets berechtigt. Eine ausgeklügelte Zugriffsberechtigung vereinfacht somit die Pflege und spart viel Zeit und Arbeitsschritte.
Benutzer werden entsprechend Ihrer Aufgaben den Benutzergruppen zugewiesen. Arbeiten Sie beispielsweise im Marketing-Team, verfügen Sie automatisch über einen Satz definierter Zugriffsrechte, die sich von denen des Personalwesens unterscheiden. Zudem bleibt die Verwaltung der Zugriffsrechte übersichtlich und unkompliziert, sollte eine Person neu zum Unternehmen hinzustossen, die Abteilung wechseln oder das Unternehmen verlassen.
Die folgenden Punkte sollten bei der Implementierung eines rollenbasierten Zugriffs auf digitale Assets beachtet werden:
- Legen Sie als Erstes eine Übersicht der zu erfüllenden Aufgaben an.
- Fassen Sie Ihre Benutzer in übersichtliche und sinnvolle Benutzergruppen zusammen. Damit legen Sie Sichtberechtigungen fest, d.h. wer auf welche Inhalte zugreifen darf.
- Definieren Sie für die auszuführenden Aufgaben entsprechende Rollen, um die funktionalen Berechtigungen – lesen, editieren, löschen – im Kontext der entsprechenden Benutzergruppe zu bestimmen.
Ein DAM-System, das in die bestehende Systemlandschaft integriert ist und über ein durchdachtes Rollen- und Rechtemanagement verfügt, sorgt für mehr Produktivität und Effizienz und trägt so zu weiteren Ersparnissen bei.