Prozessdokumentation
Die Prozessdokumentation bildet das Fundament zur Prozessoptimierung. Dabei werden die nötigen Schritte zur Durchführung eines Geschäftsprozesses mit grafischen Elementen visualisiert und in strukturierten Textelementen verständlich festgehalten.
Eine Prozesslandkarte, in der Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse ausführlich dokumentiert, und Verantwortlichkeiten sowie Schnittstellen festgehalten werden, bietet einen transparenten Gesamtüberblick über die Ablauforganisation des Unternehmens. Sie stellt einen wichtigen Anhaltspunkt für Mitarbeitende und Führungskräfte dar.
Durch kontinuierliche Aktualisierung wird das Werk zu einem äusserst wirkungsvollen Werkzeug zur Orientierung im Unternehmen.
Die Prozessdokumentation bietet wertvolle Einblicke darüber, was innerhalb eines Unternehmens vor sich geht. Sie bildet nicht nur die Grundlage zur Optimierung, sondern dient auch als Orientierungshilfe und Informationsbasis für:
- Prozesskoordination auf allen Ebenen (Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Methoden, Werkzeuge, etc.)
- Schulung und Qualifizierung, sprich Onboarding und Training von Mitarbeitenden und Führungskräften
- Kommunikation mit internen und externen Partnern, wie Händlern, Lieferanten, Tochtergesellschaften etc.
- Prozessaudits und Zertifizierungen
Wird ein Prozess nicht dokumentiert, wird er in der Regel immer wieder neu gestaltet, wenn er von einer neuen Person ausgeführt wird. Dabei wird unnötig viel Zeit verschwendet. Eine saubere Prozessdokumentation hingegen stellt den Wissenstransfer sicher und spart Zeit und Ressourcen.
Ausserdem lässt sich ein visualisierter, transparenter Prozess sehr viel einfacher und schneller optimieren.
Die proaktive Verwaltung von Prozessen bringt folgende Vorteile:
- steigert die Produktivität
- stellt den Wissenstransfer sicher
- spart Kosten ein
- erhöht die Qualität
- sorgt für mehr Sicherheit
- befreit Ressourcen für andere wichtigen Aufgaben
Fazit: Eine saubere Prozessdokumentation bietet Kontext für Prozesszusammenhänge, die einem übergeordneten Gesamtziel eines Unternehmens dienen und verdeutlicht, was notwendig ist, um positive Geschäftsresultate zu erzielen. Sie ist elementarer Bestandteil des Business Process Management (BPM).